Tijdens de uitgevoerde audits worden steeds meer afwijkingen in criterium 2.1.1 [K.O.] bedrijfsgegevens geconstateerd doordat de verklaring van deelname en volmacht niet beschikbaar, onvolledig of niet up-to-date is.
Om goed voorbereid te zijn op een audit en om fouten te voorkomen, dienen alle documenten altijd beschikbaar en up-to-date te zijn. Dit geldt dus ook voor de met de Bündler gesloten verklaring van deelname en volmacht. Deze verklaring is het doorslaggevende document voor uw deelname aan het QS-schema, omdat dit het contract voor certificering is. De datum op de verklaring is de startdatum voor QS. De verklaring vormt de basis dat u geauditeerd kunt worden en moet daarom altijd up-to-date zijn.
Als er op uw bedrijf wijzigingen zijn die van invloed zijn op de gegevens die in de verklaring vastgelegd, moet u deze doorgeven aan uw Bündler zodat de bestaande overeenkomst wordt aangepast. Dit geldt ook als bijvoorbeeld uw vestigingsnummer verandert, een deel van het bedrijf wordt beëindigd of het bedrijf wordt overgedragen. In deze gevallen dient een nieuwe verklaring van deelname en volmacht getekend te worden.
Controleer regelmatig of de verklaring nog actueel en volledig is. Als er gegevens gewijzigd moeten worden, neem dan contact op met PLUIMNED. Op deze wijze voorkomt u afkeur tijdens uw QS-controle.
